Van meer bezoekers naar meer leden
Haal het beste uit je netwerkbijeenkomst
Netwerkgroepen hebben enthousiaste bezoekers nodig om te groeien. De sleutel ligt in het converteren van bezoekers naar leden. Representatieve hulpmiddelen kunnen het bezoekersteam helpen bij een gestroomlijnde ontvangst. De follow-up wordt gemakkelijker en de groep wordt zich bewuster van het belang van het tonen van gastvrijheid. Het effect laat zich raden: een snellere groei!
Tafelkaart
Badge
Kwitantie
Conversiestrook
Al deze items op één vel per bezoeker + een placemat...
Printen & snijden = klaar! Hoe cool is dat?
Dit zijn voorbeelden van de placemats en bezoeker kits, gegenereerd door layoutserver, gebaseerd op het unieke (met het oog op BNI ontwikkelde) concept van Ant Communications. De intelligente layoutmachine heeft genoeg aan één copy/paste actie van jouw kant. Het systeem wordt in Nederland succesvol toegepast. Met een enkele muisklik stroomlijnen BNI Chapters de taken van hun bezoekershosts en stimuleren zo de groei van hun Chapter.
Koppel mensen met tafelkaartjes
Dankzij gepersonaliseerde tafelkaarten kunnen zowel hosts als leden een plek opzoeken naast een bezoeker die ze interessant vinden, bijvoorbeeld omdat ze beiden hetzelfde soort klanten hebben. Op die manier is het gemakkelijk om contact te leggen tijdens de meeting. De gepersonaliseerde kaarten stralen bovendien uit dat de bezoekers werden verwacht: voor ieder persoonlijk is er een plek is gereserveerd.
Bezoekers zijn altijd blij verrast met de op naam gereserveerde plaatsen want alles is blijkbaar tot in de puntjes verzorgd. De agenda op de achterzijde van de tentkaart biedt houvast tijdens de vergadering of anders alleen hun naam, bedrijfsnaam en beroep. zien (Gedetailleerde info over deze achterzijde staat hier).
De achterkant van de kaart met de agenda helpt de bezoeker te begrijpen waar de vergadering over gaat en hoe gestructureerd alles verloopt. Deze betere 'framing' leidt dus ook tot een positievere houding.
Elke gast heeft een op naam gereserveerde plek. Kies bewust naast wie je gaat zitten!
De gepersonaliseerde huisstijlbadge
De getoonde voorbeelden zijn van Nederlandse 'chapters' van de onvolprezen BNI organisatie. BNI staat voor 'Business Network International' en wordt wereldwijd erkend voor het bepalen van de hoogste normen in de wereld van netwerken en referral marketing.
Toon uw gasten dat hun belangrijke bezoek goed is voorbereid. Een gepersonaliseerde huisstijlbadge zal jouw professionaliteit onderstrepen. De naam van de bezoeker is superduidelijk leesbaar. Dit bevordert de participatie. Basic - maar het werkt.
Als op de badge ook een bedrijfsnaam en/of beroep staat is het voor iedereen nóg gemakkelijker om de juiste openingsvragen te stellen. Het koppelen van een bezoeker met een interessant lid is zó veel makkelijker met een beschrijvende badge! Soms worden bij wijze van badge handgeschreven stickers of kaartjes gebruikt. Deze zullen echter nooit dezelfde impact hebben als een goed voorbereide gepersonaliseerde strak geprinte huisstijlbadge.
TIP: Zorg ervoor dat je de badge rechts draagt. Dit in verband met optimale leesbaarheid bij het handen schudden.
De gepersonaliseerde kwitantie
In de eerste paar minuten vormt een gast zich een indruk over het professionele niveau. Verspil dus geen tijd met administratief gedoe. Immers, alles was op voorhand bekend: naam, datum, bedrag, locatie etc. In plaats van gekrabbel op een notitieblok en vragen hoe een naam wordt gespeld: gewoon een krabbeltje op de kwitantie, die overhandigen en de gast blij maken met een lekker kopje koffie en een warm contact. Daarbij: gasten kunnen soms laat arriveren. Elke minuut dat een gast niet ervaart waar het evenement over gaat is verspilde tijd. Meteen aan het netwerken dus! Ook voorafgaand aan een event worden waardevolle contacten gelegd - en zéker voorbereid!
TIP: Als je de badge eerst overhandigt, krijg je waarschijnlijk een complimentje. Dat is niet voor niks - hoe gemakkelijk is het om het onderwerp op de betaling te brengen!
Geen gekrabbel, geen spelfouten: bereid je administratie goed voor (denk ook aan wisselgeld!). Werk gestroomlijnd en bespaar tijd in die schaarse minuten vooraf.
De getoonde voorbeelden zijn van een Nederlandse afdeling van de veelgeprezen BNI organisatie. BNI staat voor 'Business Network International' en wordt wereldwijd erkend voor het bepalen van de hoogste normen in de wereld van netwerken en referral marketing.
Aanpasbare placemats
- Bezoekers en vervangers
- Leden
- Eerstvolgende tien-minuten presentaties
- Open Classificaties
Als de lijsten niet op één pagina passen, zal het systeem er een mooie vulende layout over twee pagina's van maken.
De tekst op het feedbackformulier is statisch. Als u uw vertaling per e-mail stuurt plaatsen we die kostenloos, met inbegrip van een correctie ronde.
Geregistreerde gebruikers
De ledenlijst wordt automatisch geplaatst. Wat je zelf moet aanpassen is de titel en de intro tekst. De laatste twee secties zijn de 10-min presentaties en open classificaties in het onderste gedeelte. Deze moet je regelmatig updaten (of je laat ze leeg). Plak wel altijd handmatig de bezoekerslijst die je van BNI Connect kopieert. We onthouden deze niet, om vergissingen te voorkomen. Je hebt deze lijst sowieso nodig voor de Kits met de kaartjes etc.
Ongeregistreerde gebruikers
Je moet zelf je eigen ledenlijst uploaden, precies zoals je hem geëxporteerd hebt uit BNI Connect, eventueel aangevuld met telefoonnumers onder 'Notes'. Gedetailleerde instructies zijn te vinden op de batch-publish pagina. Onderaan de pagina staat een standaardraster voor het maken van aantekeningen. Niet-geregistreerde gebruikers kunnen classificaties of aankomende evenementen niet bewerken - wat jammer is omdat bezoekers de bladen mee naar huis nemen.
Verzamel essentiële informatie voor de follow-up
Conversiestroken kunnen per groep of chapter worden aangepast tegen een geringe vergoeding. Vraag naar de mogelijkheden.
- Wilt u nog een keer komen en zo ja, wanneer?
- Wanneer zullen wij weer contact met u opnemen?
- Kent u iemand die iets aan onze netwerkgroep zou kunnen hebben?
Deze laatste vraag heeft al de nodige extra bezoeken opgeleverd. Hij wordt wel eens vergeten als de conversiestroken niet worden gebruikt. De gastheer verzamelt tijdens het gesprek de stroken met de waardevolle feedback. Geen risico op persoonsverwisselingen. Geen behoefte om te onthouden wie wat zei, geen noodzaak om te notuleren tijdens het gesprek: alle aandacht blijft op de bezoekers gericht. Op de gepersonaliseerde conversiestrookjes staan niet alleen naam en contactgegevens van de bezoekers maar ook de datum van het bezoek. Samen met de antwoorden op essentiële vragen maken ze de follow-up een inkoppertje.
- Sommige gasten kunnen hebben geen behoefte om nog eens te komen (je kunt dat eenvoudig zien in hun feedback). Stuur deze bezoekers niet meteen uit het gesprek. Neem ze apart en vraag of ze de laatste vraag over de aanbevelingen hebben beantwoord. Een reden voor hun afwijzende houding kan heel goed zijn dat ze te druk zijn of al een enorm netwerk hebben. Vooral in een dergelijk geval zijn mensen vaak genegen om nieuwe mogelijk bezoekers aan te bevelen. Moedig hen daarna aan tot het 'vrije netwerken'- ook dat zullen ze op prijs stellen.
- Het einddoel van een gesprek met een bezoeker die voor het eerst komt is vaak: ‘kom zeker nog een keer kijken’. Is iemand er voor de tweede keer dan mag hij ook terugkomen – na registratie. Deze regels verschillen per organisatie maar het principe blijft hetzelfde. Wat de regels ook zijn: de conversiestroken helpen de gastheren met het volgen van de bezoekers.
De vragen op het formulier zijn niet de enige onderwerpen die een gastheer kan of moet aansnijden in de evaluatie. Er zijn speciale trainingen om de gastheren van de do's en don'ts te doordringen. Maar in ieder geval hebben ze een checklist waar ze op kunnen vertrouwen.
Info en links
Prijzen
Momenteel kost een jaarabonnement voor deze dienst € 280,-. De prijzen zouden kunnen dalen als er meer chapters bijkomen. Chapters rond Amsterdam gebruiken het al 8 jaar naar volle tevredenheid.
Gratis proefperiode voor een bepaalde periode. Deze periode is momenteel ingesteld op 6 weken, er zijn geen creditcards bij betrokken, maar je moet wel je e-mailadres en openbare ledenpagina van je groep invoeren. Na een maand van herhaald gebruik neem ik contact met je op om te zien of je geïnteresseerd bent om onze service te blijven gebruiken. Conversie trainingen/workshops op aanvraag.
De impact van personalisatie
Duur?
Duur? Absoluut niet! Het is ongeveer € 6,- per wekelijkse meeting. Hoe lang kan een grafisch ontwerper daarvoor bezig zijn met copy/pasten - even aangenomen dat hij het concept 'leent'? Want natuurlijk: u betaalt ook voor het idee.
Probeer het gewoon een paar weken uit want het zal best even wennen zijn. Zeker als je chapter nu weinig doet aan representativiteit, zal het wkelijks een paar minuten extra kosten. Besluit je chapter daarna om geen klant te willen worden, dan hoeft er niets betaald te worden. De service wordt dan wel gestopt voor jouw chapter. Bedenken jullie je (hopelijk wel ;-), neem gewoon contact op.
Goed artikel van Ian Cooper
Essentiële conversietips
28 RaakPunten voor conversie (pdf)
De meest efficiënte netwerkprincipes worden gebundeld en in de praktijk gebracht door een organisatie genaamd Business Network International, kortom: BNI. Referral networking (dat is wat BNI doet) heeft alles te maken met personalisatie en individuele targeting. Maar als het gaat om printwerk leek personalisatie nooit haalbaar. Daarom zijn prints in netwerkvergaderingen onpersoonlijk of soms met de hand geschreven wanneer het wat complexer wordt dan een eenvoudige naambadge. Het maken van individuele lay-outs was altijd gewoon teveel werk of te duur.
Nu niet meer. Met Layoutserver maak je professioneel ontworpen gepersonaliseerde printitems in een paar muisklikken. Verbeter de conversie van netwerkvergaderingen met deelnemerslijsten en andere functionele en tijdbesparende items. Dit systeem is gebruikt door wereldwijd opererende multinationals en deze site presenteert de BNI business case. Wij supporten het BNI-format in techniek en praktijk. De eigenaar is al 10 jaar BNI-lid.
Layoutserver heeft geen andere banden met de BNI-organisatie. Wij bieden de functionaliteit aan elke netwerk- of franchise groep die zijn presentatie wil optimaliseren met professioneel voorbereid drukwerk, elke week opnieuw. Meer info over een abonnement? Klik hier
