Wat doen we met onze gegevens/hun gegevens/jouw gegevens?

Er bestaan vragen over de AVG in relatie tot chapterprints.nl en dan hebben het over de bescherming van de tabelgegevens die worden omgezet naar huisstijl-pdf's. Blijkbaar is de perceptie dat onze lay-outservice deze gegevens verzamelt. Dit is niet het geval en dat is ook nooit zo geweest. U kunt er zeker van zijn: het systeem verzamelt niets. Er zijn geen databases gekoppeld of bestandssystemen gevuld. Gegevens worden niet opgeslagen en kunnen dus niet worden hergebruikt, ook niet voor hetzelfde doel. Het is in en uit.

Dit feit alleen al betekent dat chapterprints.nl niet onder het toepassingsgebied van de AVG valt. Als u zich wilt informeren over de AVG, zie dan https://gdpr-info.eu/. Weinig mensen hebben dat grondig gelezen. In hoofdstuk 2 leest u over de belangrijkste uitgangspunten van de AVG.

• De gegevens worden "rechtmatig, behoorlijk en op transparante wijze" verwerkt. Dit is het belangrijkste principe van GDPR, dus hier geen probleem. De gegevens worden alleen gebruikt om ze terug te sturen naar de gebruiker die ze in de eerste plaats heeft verzonden, ontworpen in een nette PDF-lay-out. Er is geen tweede leven voor de oorspronkelijke tabelgegevens, deze worden verwijderd.
• Het genereren van geprinte hulpmiddelen voor vergaderingen (een agenda, naamplaatjes, tafelkaarten, een deelnemerslijst) is een 'huishoudelijke activiteit' voor professionele bijeenkomsten, die ook buiten het toepassingsgebied van de AVG valt.
• Als het al niet 'huishoudelijk' maar 'professioneel' mocht zijn, is het een dienst aan de deelnemers, die hen helpt om de informatie die ze over willen brengen aan de andere deelnemers te presenteren.
• Laten we even naar de vergadering zelf kijken: deelnemers geven hun identiteit bloot aan andere deelnemers, inclusief hun contactgegevens en beroepen, zelfs hun doelen in het leven. Er gaan veel persoonlijke gegevens heen en weer in dergelijke vergaderingen. Dit is nooit een probleem geweest omdat deze informatie niet digitaal wordt opgeslagen voor hergebruik. Welnu, hetzelfde geldt voor chapterprints.nl: er wordt niets ingezameld, gearchiveerd of hergebruikt.
• GDPR heeft alles te maken met "Filing Systems" voor persoonsgegevens. Dit ontwerpsysteem plaatst tekstreeksen real-time in een in een lay-out en doet er verder niets mee. Er is geen enkel archiveringssysteem voor gegevens. Er wordt geen database gevuld, de gegevens worden simpelweg niet verzameld.

Een ongerept record

Dit systeem is decennia lang door multinationals ingezet. In het printtijdperk bracht het een revolutie teweeg in de lokalisatie van marketingmaterialen: het plaatste 20+ vertalingen in hetzelfde Engelse masterontwerp, drukklaar in gecertificeerde PDF's. Het systeem verwerkte gevoelige gegevens, zoals pre-lanceringsinformatie van gloednieuwe, wereldwijd op de markt gebrachte IT-producten, inclusief specificaties en unieke merkgebonden functies die tot de lanceringsdatum strikt vertrouwelijk waren.

Het was een hectische tijd. Het systeem overleefde meerdere beveiligingsaudits. Er was een beveiligingswaanzin nadat gevoelige productgegevens waren gelekt. Iemand heeft een productflyer opgeslagen in een map die werd gedeeld op eDonkey, een destijds populair deelplatform. In feite bewees dit dat het ideale systeem er een is zonder gegoochel met bestanden. Helaas werden de belangrijkste veiligheidsmaatregelen juist genomen op de plaatsen waar ze praktisch geen effect hadden. Het echte probleem was de onwetende of onvoorzichtige gebruiker op kantoor of thuis. In een multinationaal bedrijfsnetwerk zijn 10.000 gebruikers moeilijker te controleren dan een handvol voorkeursleveranciers.

Het systeem wordt op dit moment gebruikt voor niet-sensitieve data, waarvan 99,9% openbaar beschikbaar is op zakelijke websites. Ik moet een uitzondering noemen, om eerlijk te zijn: sommige incidentele bezoekers van bijeenkomsten zouden onbedoeld informatie kunnen delen die ze niet op hun eigen websites weergeven of gegevens die ze niet hadden willen delen - hoewel dat moeilijk voor te stellen is, kan het niet worden uitgesloten. Ze kunnen ook ten onrechte toestemming hebben gegeven. Daar kan het systeem niets aan doen. Fouten kunnen gebeuren, maar zelfs dan worden de gegevens niet misbruikt door het systeem. De gegevens veranderen niet nadat ze zijn verwerkt, de eigenaar verandert niet, het publiek verandert niet.

• Nogmaals: de verzonden gegevens worden niet eens opgeslagen. met uitzondering van enkele logboeken voor foutopsporingsdoeleinden. Hierdoor is het onmogelijk om de gegevens te (misbruiken) voor andere doeleinden dan het genereren van de PDF's.
• Er zal nooit sprake zijn van een "bulk" gebruik van alle verzonden gegevens, simpelweg omdat die gegevens niet bestaan! Verzonden gegevens worden verwijderd nadat ze zijn verwerkt en bestaan vrijwel uitsluitend uit openbaar beschikbare gegevens.

Dit alles gezegd hebbende over Chapterprints.nl, hoe zit het met de alternatieven? Hoe creëren mensen het printwerk voor hun bijeenkomsten, en hoe veilig zijn die methoden?

Zijn alternatieve systemen veilig?

Alternatieve methoden voor het maken van professionele lay-outs zijn mogelijk minder veilig:

• Populaire ("gratis") clouddiensten zoals Google Spreadsheets, Docs, Office 365, Canva, Keynote en andere worden gebruikt voor allerlei soorten gegevens. Daar worden zelfs gegevens opgeslagen, verzameld en gedeeld(!).
• Die gegevens staan ook op lokale schijven, laptops en USB-sticks. We kennen allemaal datalekken die zijn ontstaan door slordig gebruik van USB-sticks of vergeten laptops.
  • Houd er rekening mee dat bedrijfsmodellen van sommige van deze grote bedrijven voor het delen van bestanden betrekking kunnen hebben op het evalueren/gebruiken/verkopen van gegevens.
  • Veel van deze IT-bedrijven worden gehost in de VS. Sommigen beschouwen dit als een veiligheidsrisico.
  • Het is gebruikelijk om gevoelige (voorkennis) informatie te delen in Dropboxen, Google Drive/Docs/Sheets of Onedrive documenten en mappen etc. etc. Medewerkers, management of leden, allemaal wisselen ze gegevens uit via Whatsapp, Telegram, e-mail, Zoom Chat, Meet Chat, Teams Chat... Niemand weet of al deze gedeelde mappen goed worden beheerd en beveiligd en niet per ongeluk openbaar worden gemaakt of (onbedoeld) worden gedeeld met derden. We kunnen alleen maar hopen dat dat niet het geval is.

• Een andere, minder gebruikelijke lay-outtool is bijvoorbeeld InDesign. Dit is premium professionele desktopsoftware, vrij duur. Veel kleine bedrijven gebruiken oudere of gekraakte versies. (Adobe is zich hiervan bewust. Een manier om hun positie als marktleider veilig te stellen, is door het eigen bestandsformaat als bedrijfsstandaard te behouden. Algehele compatibiliteit is de sleutel.) Adobe biedt ook cloudopslag, waardoor gegevens toegankelijk zijn vanaf alle aangesloten apparaten. Je zou je kunnen afvragen of dat zo veilig is als we hopen.

• Organisaties kunnen beweren dat de data "hun gegevens" bevatten, maar doen ze dat ook? Houd er rekening mee dat we openbaar gedeelde bedrijfsinformatie verwerken die (kleine) bedrijven gebruiken voor marketingdoeleinden op allerlei soorten media. Velen van hen hebben de keuze gemaakt om individueel identificeerbaar te zijn, zodat mensen contact kunnen opnemen. Dit kan niet aan een systeem noch organisatie worden verweten.

• Een bedrijf dat openbare informatie verzamelt, is niet de eigenaar van die informatie, hoewel het er wel verantwoordelijkheid voor draagt. Dit is waar "wettig en transparant" om de hoek komt kijken. Het hele doel van bijeenkomsten en bijeenkomsten is om die informatie onder de deelnemers te verspreiden en te proberen deelnemers met elkaar in contact te brengen, of het nu arme wetenschappers zijn op een conferentie of commerciële ondernemers.

• Reguliere deelnemers hebben doorgaans toestemming gegeven voor het openbaar tonen van hun naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer. Ze zijn zich ervan bewust (en wensen) dat hun contactgegevens leads zullen genereren.

• Incidentele bezoekers hebben formeel toestemming gegeven, maar ze hebben het privacybeleid meestal niet gelezen. In ieder geval kunnen ze nu wel precies zien hoe er met hun gegevens wordt omgegaan wanneer ze het notitieblad/placemat, een fatsoenlijk naamplaatje etc. ontvangen. De placemat wordt vaak vooraf naar hen gemaild. Dit is volledig legaal en transparant en de informatie die is gebruikt om de PDF te maken, zal nooit opnieuw worden gebruikt. In plaats daarvan wordt het verwijderd.

• Het zien van namen en contactgegevens op een presentielijst in een vergadering zou geen verrassing moeten zijn. Badges en tafelkaarten met naam, beroep en bedrijfsnaam zijn niet eens opmerkelijk. Ze worden na de vergadering weggegooid. Niemand bewaart ze. Houd er rekening mee dat er elke dag honderden PDF's worden gegenereerd (meestal naamkaartjes voor badges). Tienduizenden namen zijn zonder enige klacht door het systeem gegaan. Dat kunnen we natuurlijk niet bewijzen omdat we de gegevens niet hebben bewaard.
• Als het om de geprinte informatie mocht gaan: dit heeft niets te maken met het lay-outsysteem waarmee ze zijn gemaakt.

Kort en goed: GDPR is geen enkel punt. Dat zal de weigeraars desondanks niet overtuigen.

Mocht je nieuwsgierig zijn naar onze ervaring op dit gebied, lees dan verder. We geven graag wat historische achtergrondinformatie.

Dus, vanwaar de terughoudendheid - als die er al is?

Ja - bedrijfsfunctionarissen zijn vaak tegen het gebruik van 'innovatieve' tools zoals chapterprints.nl. We hebben dit herhaaldelijk ervaren in de 30 jaar dat we het systeem hebben geïmplementeerd. (Het begon met communicatie-experts die niet van elektronisch gezet materiaal hielden.) Deze functionarissen zouden graag een consistente huisstijl zien in hun franchises, maar ze durven niet in een nieuw tijdperk te stappen, het is voor velen van hen nog steeds een onbekende benadering en sinds print is verdwenen, eigenlijk ook geen belangrijk probleem meer.

Sommige organisaties vnden dat ze de controle over data en branding verliezen. Het tegendeel is natuurlijk het geval. Het succes van het systeem ligt in het strikter volgen van de bedrijfsrichtlijnen en -voorschriften dan creatieve individuen zouden doen met hun eigen interpretaties.

Chapterprints.nl is een onafhankelijk initiatief van een doorgewinterde marketingprofessional. Het begon zo'n 30 jaar geleden (ja, we waren een van de eerste "web-to-print" systemen, misschien wel de allereerste). In het begin hebben sommige multinationals ons systeem omarmd, andere hebben geprobeerd het intern na te bootsen - en faalden herhaaldelijk.

Andere bedrijven misten gewoon de boot en haalden de achterstand nooit in. Later verdween het probleem toen het printen decentraliseerde, waardoor de focus op beveiliging verschoof naar uitsluitend online gegevensbeheer.

Degenen die zich nooit op de web-to-print-bandwagon zijn gesprongen, hebben waarschijnlijk nooit aan een dergelijk systeem gedacht, waren helemaal niet IT-gericht of geloofden niet dat een dergelijk systeem in staat zou zijn om high-end artwork te genereren voor wereldwijde printdoeleinden. Opgemerkt moet worden dat de kwaliteit van dit systeem inderdaad ongebruikelijk is.

Sommige andere bedrijven vertrouwden de continuïteit van een klein onafhankelijk bedrijf niet en vroegen grote IT-bedrijven om offertes. (Dat weten we omdat we meermaals deze firma's werden; niemand anders had onze expertise). Veel van die bedrijven zijn inmiddels verdwenen, gefuseerd, overgenomen etc. Chapterprints.nl is nu een bescheiden dienst (commercieel drukwerk is gedecimeerd), maar in ieder geval nog steeds springlevend. Het kan niet alles, maar het blinkt echt uit in wat het doet.

Onafhankelijk en controleerbaar

De kracht van Chapterprints.nl is het consequent uitvoeren van huisstijlrichtlijnen, in algoritmes gezet. Wij staan volledig achter het doorvoeren van een strikte huisstijl en een onberispelijke uitvoering daarvan. In feite is dit onze belangrijkste expertise geweest, omdat we hebben gewerkt voor high-end reclamebureaus en Brand-A-bedrijven zoals Ricoh, Mitsubishi, Rotary, Canon, Nissan en nog meer. We werkten samen met de beste creative directors en art directors. We zijn totaal gehersenspoeld met strikte huisstijlmantra's.

Een voorbeeld: zelfs toen Duitsland (voor veel producten het belangrijkste land in Europa) voorstelde om de locatie van een adres op een achterflap te veranderen, stonden wij op om de huisstijl te beschermen, zodat het Europese hoofdkantoor zich achter ons kon verschuilen. Hoewel het eigenlijke probleem niet relevant was, weten we heel goed dat het enorm mis zal gaan als franchises een 'beter' formaat mogen bedenken dan het hoofdkantoor. Een systeem als chapterprints kan alleen werken in een top-down hiërarchie. Sommige feedback kan niet worden geïmplementeerd zonder toestemming van de moederorganisatie.

De eye-opener zou moeten zijn dat chapterprints.nl niets verandert aan de vergadervorm of de huisstijl. Het rommelt er niet mee en het is geen 'beter' of competitief format. Het volgt alle richtlijnen van typografie en huisstijl metaculeus.

Als het op enigerlei wijze van invloed is op het vergaderformaat, kunt u er zeker van zijn dat het het concept van netwerken versterkt en onderstreept, het is er de uitdrukking van , het geeft handen en voeten aan het basisidee. Het legt de nadruk op gastvrijheid, persoonlijke interesse, professionaliteit, het toont een goed georganiseerde voorbereiding door "huisgestileerde" materialen te presenteren, die de aanwezigheid van het bedrijf bevestigen.

In de praktijk helpt het organisatoren van evenementen of bezoekersgastheren bij het verwelkomen en begeleiden van bezoekers. Het ondersteunt de evaluatie achteraf, zodat de gastheren hun werk kunnen doen in minder tijd en zonder de belangrijkste vragen te vergeten. Het helpt de voorzitter bij het correct benoemen van gasten. Het vergemakkelijkt het maken van een tafelschikking - allemaal om niet alleen PERFECT conform, maar zelfs versterkend te werken op de gastvrijheid en professionaliteit van elk netwerkevenement of congres.

Besides, it gives a unified corporate look&feel to all participating franchises, chapters, stores, restaurants. Professionally lead organizations put great value in this fact alone.

Mensen die zeggen "Ja het ziet er zeker mooi uit, maar..." missen de functionele kracht van deze tools. Iedereen met een communicatiehart kan zien dat het hier niet alleen gaat om "er leuk uitzien". Het gaat om stijlconsistentie, communicatiecoherentie, huisstijl, het toepassen van brandingtechnieken op de werkvloer. Het beïnvloedt de kern van wat een merk moet zijn, niet alleen in reclamecampagnes, tv-commercials, op billboards en in good old print, maar overal, vooral in de context van interactie tussen mensen.

Chapterprints.nl heeft altijd opengestaan voor corporates die de behoefte voelen om hun franchisenemers te ondersteunen. De laatste tijd hebben multinationals de neiging om samen te werken met andere multinationals. Chapterprints.nl geeft de voorkeur aan professionele onafhankelijkheid.

Andere bedrijven delen bestanden met sjablonen voor allerlei toepassingen en laten de gebruikers freewheelen met deze bestanden. Ze laten het aan hun franchisenemers over hoe ze omgaan met de materialen en deze maken zoals geadviseerd in de richtlijnen. Franchisenemers worden aan het werk gezet in Powerpoint, Excel, Keynote, Google Docs of Canva. Kun je raden welke methode de hoogste kwaliteit output oplevert, wanneer ze proberen hun inhoud erin te persen?

Meer praktisch: niet elke groep of gemeenschap heeft een grafisch ontwerper die staat te popelen om dit repetitieve werk te doen, al deze items week na week te copy/plakken en copyfitten in een lay-outsjabloon. Het maken van alle gepersonaliseerde items duurt minstens een half uur en het zal niet zo top zijn. Niet alle items zullen gepersonaliseerd zijn, want dat zou gewoon nog meer tijd kosten. Wat zou nu een fatsoenlijke vergoeding zijn voor die professionele wekelijkse baan? Spoiler: Werken met chapterprints.nl kost minder dan € 5,90 per week. Het personaliseert alle items feilloos in een paar muisklikken en iedereen kan het. De doorlooptijd is minuten, geen uren, dus on-demand productie is geen probleem.

Then print, cut & ready.

Chapterprints.nl kan door iedereen met Excel of Google Spreadsheets worden bediend.
De prijs per netwerkgroep is € 280,- per jaar.
Bedrijfsaanvraag en het maken van nieuwe sjablonen is bespreekbaar.
Neem contact met ons op voor een demo.